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弁護士向け電話代行サービス 導入事務所様の声

電話代行サービスでコストを削減し安定的な集客を実現

札幌アカシヤ法律事務所 大室直也先生

「弁護士と事務員の業務を少しでも効率化しないと、パンクしちゃうんですよね」と語るのは、札幌アカシヤ法律事務所の弁護士大室直也(おおむろ・なおや)先生。できるかぎり業務効率を上げて、一人でも多くの依頼者と向き合う時間を確保したいといいます。

弁護士ドットコムのWeb広告と電話代行サービスを活用し、さらに“即時取次サービス”を使うことによって、より集客業務の効率化に成功している大室先生に、その利用方法を特別にお話しいただきました。

事務員の負担を減らしたかったんです

現在、どのくらいの案件数を抱えているのですか?

今は、動いている案件で70件くらい。おかげさまで弁護士ドットコム経由の受任も途絶えることがなく、ありがたい話なんですけど、効率的に進めないとパンクしてしまいます(笑)。

事務員にも、主体的にスケジュールを管理して動いてもらっています。事務員は、お客様の秘密をたくさん扱うし、場合によっては大きな現金を持ち歩くこともあるので、信頼できる人でないといけない。さらに、私が作った書類の日本語をチェックしてもらったりもするので、そこそこ教養もあってほしい。

うれしいことではありますが、多くの新規相談の電話をいただいております。そのような中、たくさんの仕事をお願いしている事務員にその電話応対までお願いするとなると、完全にパンクしてしまうんですよね。
電話代行サービスを使う前は、私の携帯電話に直接、相談電話がかかるようになっていました。事務員に依頼したい仕事は山ほどあるので、さらに新規案件に関する電話の対応をお願いするのは、人を増さなければできない状況だったのです。

それでも集客を止めることはできないんですね。

今、経営が成り立つ程度の案件があるからといって、集客の手を止めてしまうと、いずれ収支のバランスが崩れてしまうことは目に見えています。業務が手一杯でも、受任ペースは下げられないんですよね。
その中で、電話での新規のお問い合わせを電話代行サービスに外注することによって、集客にかける時間とコストを大幅にカットすることができたと思います。

当事務所は4人のパートナー弁護士で運営していて、事務員は各弁護士が個別に1人ずつ雇用しています。すべての電話を事務員で対応するとなると、もう一人必要になってしまう。
そうなると月に20万円以上かかってしまいますから、電話代行サービスの3万円で済むのであれば、とてもお得ですよね。

Web集客には留守電にできない“人による対応”が必要です

“Web集客”でも、電話窓口が必要ですか?

電話代行サービスには、弁護士ドットコムの「弁護士向け有料サービス」と、もう一つ別の広告サイトの2つの電話応対を代行してもらっています。両方ともWeb広告なので、代行してもらっているのはすべて“新規のお客様からいただく最初の電話のみ”。

そこで大切なのは、「電話をとって」「すぐにつないでもらうこと」です。留守電は、一方的に話すだけですので、相談者の方に不安が残ると思います。一方で、弁護士ではなくとも弁護士の担当者と話した場合、弁護士につながったという安心が生まれると思います。そうすることで、私が対応できないときにでも、ほかの弁護士にかけてしまうことを防げると考えています。

そのため、電話代行サービスの「即時取次サービス」というオプションサービスも利用しているんです。これは、受けた電話をそのまま自分の電話に転送してくれて、内線電話のようにオペレーターから用件を聞いた上で、つないでもらえるというもの。
そもそも電話に出られなかったり、用件を聞いた上で即時の対応ができなさそうなときは「あとで掛け直します」ということをオペレーターから伝えてもらうことができます。

電話代行サービスは、留守電ではできない“人による対応”ができて、いつも電話の前にいてくれるありがたい存在なんです。

弁護士が即時対応することで、受任の確度が上がるんですね。

電話をつないでもらうとき、オペレーターから「返答期日は明日まで」「週明けまでに返答しないと訴訟されてしまう」といった伝言を聞くと、自分の中で一気にスイッチが入ります。
多くの場合は「期日が迫っている」と思い込んでいるだけなのですが、「焦らなくても大丈夫ですよ」と、そのときに一言伝えるだけで、安心してもらうことができます。
すぐに依頼してもらうこともありますが、その場で受任にならなくても、そこで信頼関係が築けていれば、実際に弁護士が必要な段階になったときに一番に連絡してきてくれて、依頼につながることもあるんですよ。

一方で、オペレーターからの報告を聞いて、緊急性がない場合は、その場で応対せず、かけ直すようにしています。
かけ直す電話の時間をまとめられることは、業務の効率化に大きく寄与していますね。 正直受けたくないなと思うような場合は、「折り返しが明日以降になってしまいますので、お急ぎであればほかの弁護士に相談していただいたほうがいいと思います」とオペレーターに応えてもらいます。この場合、多くの方はほかの弁護士に相談しますので、断る負担も減らせるんです。

集客が圧倒的に楽になりました

電話代行を導入して、受任率は上がりましたか?

電話代行を利用する前後で受任率はほとんど変わっていませんが、圧倒的に楽になりましたね。

もともと、電話応対を外注するという選択肢があったわけではないんです。
その営業マンが、“弁護士ドットコムを経由してきたお電話でのお問い合わせのデータ”を持ってきてくれたときに、「先生は他の先生に比べて、電話の時間が非常に長いです」と。「電話の時間が長いからこそ、そこを効率化すれば、もっと集客が楽になりますよ」ということで、電話代行サービスを教えてくれたんですね。

相談の入り口である電話応対を電話代行サービスに依頼することで、電話応対するタイミング・長さ、受任の可能性をある程度推測できるようになりました。時間をかける・かけないのメリハリをつけることで、業務時間をより整理できるようになったんです。

弁護士という業務の特性上、電話をお任せするのはなかなか勇気がいるのですが、担当してくれた営業マンが非常に信頼できる方だったこともあり、弁護士ドットコムには安心して任せています。

電話代行を事務員のような存在としてご利用いただいているんですね。

もう2年ほど利用しているので、よく聞くオペレーターの声だと「あ、いつもの“あの人”だな」って(笑)。伝言もスムーズだし、丁寧に聞き取ってくれているのを感じます。

転送してくれた電話にすぐに対応できないときは、「何時に折り返します」ということを伝えてもらうのですが、きっと誠実に対応してくださっているからこそ、折り返し電話のときも相談者様にスムーズに対応いただけているのだと思います。

電話代行サービスは、安定的な集客を続ける上で、心強いサポーターですね。

弁護士ドットコムでは、
事務員品質の電話代行サービスを
提供いたします

サービスの詳細・お申し込みは、お電話またはお問い合わせフォームにて承ります。

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