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弁護士向け電話代行サービス 導入事務所様の声

独立における『三種の神器』としての電話代行サービス

ハイペリオン法律事務所 加藤寛久先生

約1年半前、東京都新宿区で独立開業された弁護士の加藤寛久(かとう・ともひさ)先生(ハイペリオン法律事務所)。弁護士一人で独立を決めたとき、提供会社を問わず「電話代行サービス」の必要性は感じていたといいます。

電話代行サービスの利用方法と、利用することで実現した働き方について、お話を伺いました。

事務所の“顔”として信頼できるサービス

いつも電話代行サービスをどのように利用されていますか?

外出するとき、夜に退所するとき、わりと頻繁に転送設定をかけています。事務所にいるときは、自分で電話をとることが多いのですが、集中したいときは転送します。朝も遅めのタイプなのですが、電話代行に転送されていれば安心感がありますね。

土日祝日のお電話も、いったん電話代行で受けてもらっておけば、週明けに折り返せますから。緊急のものだけであれば、休業日でも時間をみて対応できますし。

平日はしっかり働いて、土日祝日はちゃんと休む。そのサイクルを保つためにも、電話代行は重宝しています。

弊社のサービスを利用することにしたきっかけは?

独立の準備をしている時、すでに独立していた先輩弁護士から、電話代行サービスは便利だという話を聞いていたので、導入することは決めていました。

しかし、事務所に届くチラシやパンフレットで様々な会社が同様のサービスを提供していることはわかったのですが、比較するほどの情報がなかったのです。

どの会社のサービスを利用しようか迷っている時に、ちょうど弁護士ドットコムさんが開催しているセミナーで「弁護士ドットコムの電話代行サービス」を知りました。

電話応対は、いわば事務所の“顔”。信頼できる会社ではないと安心してお任せできません。弁護士ドットコムであれば弁護士業界のことをよく知っているし、知見もある。この会社なら安心だと思い、利用を決めました。

独立に電話代行サービスは不可欠な『三種の神器』

独立の時、事務員さんは雇わなかったのでしょうか?

はい。最初から業務量が非常に多いというわけでもありませんでしたし、一度、事務員さんの仕事も含めた一連の業務を自身で体験してみたかったんです。

これまで比較的大きな法律事務所で働いていたので、事務員も優秀で、細かく指示を出さなくても自然に動いてくれていたんです。

しかし、これから事務員を雇って、もし事務員から業務に関する質問を受けたとき、自分じゃ答えられないなと。それで、事務員の仕事も自身で経験してみようと思ったんです。

独立の時に準備したものを教えてください。

「立地のよい事務所」「集客ツール」「電話代行サービス」が、独立の『三種の神器』ですね(笑)。

これだけあれば、なんとか一人でもやっていけると感じています。

事務員の業務も経験してみようと考えたものの、電話だけは、すべて一人で対応するには限界があります。しかも、電話代行なら事務員よりも支出を抑えて、数もこなせると先輩弁護士から聞き、納得感があったので迷いなく契約しましたね。

刑事事件のスピード感にも、電話代行なら対応可能

当サービスが受任につながったことはありますか?

土曜日に電話代行サービスを通じて受けた電話の中に、刑事事件の新規相談に関するものがありました。電話があってすぐに入電報告のメールを受けて、伝言を読んだところ、本人はとても焦っていて、大きな不安を感じていらっしゃるご様子。

通常、土日祝日は休業日なのですが、本人の心情を考えるとすぐに対応してあげたいと思い、翌日の日曜日にご来所いただき、相談を受けました。

その時はすぐに依頼というわけではなかったのですが、週が明けて状況が変化し、その後、正式に依頼を受けました。あらかじめご相談を受けていたことで信頼関係ができていたので、当番弁護士ではなく、私を指名してくださったんだと思います。

電話代行だったから、緊急対応が可能だったんですね。

電話代行サービスは留守番電話と異なり、人が対応してくれますから。留守電を利用していたとしても、伝言を残すのは心理的ハードルが高いので、用件を残してくれる人はまれです。

特に、刑事事件はスピードが命です。相談のタイミングを逃してしまうと、事件の結果はもちろん、ご相談者の人生にまで大きく影響します。電話を受けてからすぐに入電報告メールを送っていただけるので、適切なタイミングで折り返すことができますね。

電話を“選択”して、一人でも多くの人を救えるように

電話代行サービスが受けた電話は、すべてに折り返しますか?

受任につながる電話や、緊急の用件ばかりではないので、本当に重要な電話を“選択できる”のが電話代行サービスの良いところだと思います。

電話をとる瞬間は、どんな人が、どのような用事で電話をかけてきているかわかりませんから、自分が今、電話をとらなくてよかったと思うことも少なくありません。

困っている人を一人でも多く救いたい。一方で、自分の人生の時間も大切にしたい。両方を叶えてくれるのが、電話代行サービスの良さだと思いますね。

あらかじめ電話の用件がわかっていれば、業務の効率化につながるのですね。

裁判所や役所からの業務連絡、刑事事件の新規相談、既存の依頼者からの連絡……大まかな内容であっても、そのくらいの情報があれば、電話をかける前に準備ができますし、結果として連絡の回数を減らすことにもつながります。

弁護士一人でやっている事務所なので、やらなければならないことは日々、山積みです。そのような中で、電話の内容から折り返す電話を取捨選択し、電話応対を効率化できることはとても重要です。

これからも一人でも多くのご依頼者のお役に立つために、電話代行サービスを活用してまいります。

弁護士ドットコムでは、
事務員品質の電話代行サービスを
提供いたします

サービスの詳細・お申し込みは、お電話またはお問い合わせフォームにて承ります。

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