弁護士ドットコム 案件管理システムの活用事例

電話メモと案件情報をまとめ、 早く正確な対応を実現

「弁護士ドットコム 案件管理システム」は、
「弁護士ドットコム 電話代行サービス」と組み合わせ、
情報を集約するためのツールを提供します。

電話応対に関する弁護士先生の課題

電話ノートが事務所にしかない
事務所の電話は、電話ノートに書いてもらっているので、事務所に戻らないと電話があったことを確認できない。
折返し対応も遅れ、作業全体の効率も悪い。
“すぐに正確に”対応できない
案件情報と電話の記録の保存場所が別で、過去の応対履歴が確認できない。
その場で折り返すものの、事務員とのやり取りがあったことを知らず、「先週事務の方に伝えたはず」と指摘を受け対応に窮してしまう。
折返し電話を忘れてしまう
依頼者から連絡を受けて、後日改めて折り返そうと思っていたら、別の予定に追われて失念してしまった。
気づかないうちに案件の進行も止まってしまっており、慌てて対応した。

電話の一次対応を任せている先生の、 依頼者対応管理ツール

電話代行サービスを利用している先生のために、
依頼者ごとの対応を追跡し、情報を管理するためのツールを提供します。

弁護士ドットコム電話代行サービスが、先生が出られない電話を代行し、入電情報を弁護士ドットコム案件管理システムに自動連携します。

電話代行サービスに案件管理システムを組み合わせ、実現できること

  • PC・スマートフォン対応で、
    どこでも入電情報を把握・判断

    案件管理システムはクラウドサービスなので、どこからでもアクセスできます。外出先でも入電履歴に気づき、案件情報を確認しながら、その場で次の対応の判断が可能。

    どこからでも入電情報を把握してその場で判断
  • チャットツールとの連携で
    チームで素早い対応

    案件管理システムを利用すると、メールに加えて、チャットツールとの連携が可能です。
    案件管理システムに電話代行サービスが入電報告を追加したタイミング、事務員の方や先生自身が伝言を追加したタイミングで、チャットツールに通知が送信されます。
    事務所内の情報共有をスムーズにし、素早い対応を行うことができます。

    チャットツールとの連携でチームで素早い対応
  • 入電情報に案件情報・連絡先情報を加えて
    正しい判断をサポート

    情報を集約しあらゆる情報から検索することで、精度の高い検索を実現します。
    案件管理システムは、入電情報だけではなく案件や連絡先の情報も登録できます。
    電話番号や名前をキーに、案件を検索し情報を確認できるため、急な入電にも慌てることなく対応可能です。

    一つ一つの入電情報に案件情報を加えて正しい判断
  • 案件に関わる連絡先情報も
    1か所に集約

    連絡先は名前や電話番号、住所などの登録・検索が可能。コンフリクトチェックにも利用できます。
    登録した連絡先は、案件の依頼者、相手方、相手方代理人などとして案件に関連付けし、同じ画面ですぐ確認できます。

    弁護士ドットコム
  • 次の行動が必要なものは
    計画性を持って
    抜け漏れない対応

    案件管理システムは、案件の進行計画を登録できます。対応が必要なときにはすぐに電話を折り返し、後日改める場合は、電話折返しの予定を登録して対応管理が可能。

    次の行動が必要なものは計画性を持って抜け漏れない対応

活用機能

01.

伝言機能で
入電報告を一元化

電話代行サービスからの入電報告は、案件管理システムに「伝言」として蓄積、一覧化されます。
事務所にかかってきた電話も事務員の方に伝言登録してもらうことで、すべての入電情報を案件管理システムに集約できます。

02.

対応済チェックで
状況を管理

入ってきた入電履歴は、伝言として対応・未対応をチェックで管理できます。
追加対応が必要な場合は、案件の予定として対応内容を登録。一覧化されることで対応の抜け漏れを防ぎます。

03.

案件メモに
依頼者情報を記録

案件管理システムは、依頼者や日々の案件進行に関わる情報を管理するシステムです。
依頼者ごとに「案件データ」を作成し、連絡先や、相手方の情報、係属裁判所、これからの計画、などの案件情報をメモしておくことができます。

04.

検索機能で
コンフリチェック

すべての入電報告、連絡先、案件情報は検索できます。
システムに登録した電話番号や名前をキーに情報を検索することで、コンフリクトチェックを実現します。

電話代行サービス利用者は、無料で案件管理システムを利用開始出来ます。

電話代行サービス

電話代行サービス利用料
出来ること
  • 入電レポートの自動連携

案件管理システム 無料プラン

案件登録
10件まで無料
出来ること
  • 登録できる案件数 10件まで
  • 入電レポートの表示

よくあるご質問

案件管理システムの概要を教えてほしい。

こちらでご案内しております。
また、パソコンの画面を共有する形で、システムに関するご説明を差し上げることも可能です。
説明会をご希望の方はお申し込みフォームからお申込みください。

連携によって、電話代行サービスの料金は変わりますか?

電話代行サービスの利用料金は、現在ご利用いただいている価格から変更ございません。
案件管理システムの伝言機能を利用して、入電内容をご確認いただくことになります。機能の利用料金は無料となります。
※案件管理機能は、案件登録数10件までは無料でご利用が可能です。超過する場合は別途費用が発生いたします。

メールなどでお知らせはあるのでしょうか?システムにログインしないと入電は確認できませんか?

入電報告が追加された際にはメールで通知されます。
今まで、電話代行サービスでエクセルファイルでの報告をご利用されていたお客様は、弁護士ドットコム 案件管理システムに移行されます。

電話代行サービスを利用していないが、案件管理システムだけ利用することは可能か?

利用可能です。資料をお送りしますので、お問い合わせフォームもしくは、メール、お電話にてお問い合わせください。

まずは、資料請求から

以下の項目にご記入いただき、「送信」ボタンをクリックしてください。
折り返し、担当者よりご案内いたします。

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    弁護士ドットコム カスタマーサポート

    03-5549-2261

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