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インタビュー・レポート

弁護士ドットコム電話代行サービス3つの特徴 利用中の弁護士先生方の声をご紹介します

インタビュー/事例 2020年01月22日

電話代行サービスのイメージ


電話代行サービスは、事務所の固定電話や先生の携帯電話にかかってくる大切な電話を、コールセンターに転送していただくことで、先生に代わって対応し、メールで報告します。


電話代行サービスを提供する会社は数多あれど、弁護士という仕事の性質上、外部の業者に事務所の電話対応を任せることに不安を覚える先生も少なくないと思います。弁護士ドットコムでは、弁護士・法律事務所に特化し、多くの先生方から信頼を得ている電話代行サービスをご提供しています。


弁護士ドットコムならではの電話代行サービスをご利用していただいている先生方の声をご紹介します。


特徴1. 弁護士法を遵守し事務員と同品質の電話応対を実現

 

弁護士ドットコムに安心して電話を任せられる理由は主に3つ。

ひとつめは、先生方が事務員に望む電話応対を実現していること。


依頼者や新規の相談者はトラブルの最中にあり、非常にセンシティブな状態で電話をかけてくることが多い傾向にあります。先生にかけた電話の対応によっては、依頼を取りやめてしまうかもしれませんし、事件を進めていく中で培ってきた信頼関係にひびが入ってしまう可能性もあります。


弁護士ドットコムでは弁護士法を遵守することはもちろん、法律事務所や先生方へのヒアリングをもとに独自のガイドラインを制定し、対応しています。



▼ 利用中の先生方の声


「“どこの馬の骨かわからない業者”に自分の電話を任せるのは、正直とても怖いです。弁護士に相談しようと覚悟を決めてきた相談者は、非常にセンシティブな状態なので、電話応対での言葉一つ、態度一つで、不安を深めたり、怒りや悲しみを強く感じてしまいます。

だからこそ、弁護士の業務やお悩みを抱えている方の気持ちをよく知っている弁護士ドットコムには、安心してお任せできます


電話応対は、いわば事務所の“顔”。信頼できる会社ではないと安心してお任せできません。弁護士ドットコムであれば弁護士業界のことをよく知っているし、知見もある。この会社なら安心だと思い、利用を決めました」


「かなり具体的にヒアリングしてもらっていると思います。法律用語も聞き取っていただいて、さすが弁護士ドットコムだなと感じることがありますよ。普通の人なら難しいんじゃないかなと。

報告を受け取る弁護士にとってありがたいのはもちろんですが、話の内容を理解して聞き取ってもらっているというのは、お客様にとっても好印象でしょうね


「『前回の電話で事務員さんにお伝えしたんですけど……』と、お客様から言ってもらうことも少なくありません。『実はコールセンターなんですよ』と言うと、驚かれることもあります。うちの“事務員”として、誠実に対応してくれているんですね



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特徴2. 業界トップクラス95%の応答率で電話を取り逃がさない


ふたつめは、95%の高い応答率です。

世の中にある電話代行サービスの多くは、90%程度の応答率ですので、10本に1本は電話を取り逃がしています。弁護士ドットコムの電話代行サービスは、95%の業界トップクラスの応答率を誇ります。

つまり、「あの1本に出ていれば」という後悔がなくなります。



▼ 利用中の先生方の声


「新規相談のお客様は、1回目の電話に出ないと、すぐ他の事務所に電話をかけてしまいます。反対に、1回目の電話で受け付けさえすれば、折り返しを待っていてくれる可能性が高いんです。電話がつながると、その事務所とつながった印象が生まれるのでしょう」


「営業時間内に電話をかけてもつながらなかったら、『この事務所大丈夫かな?』って不安に思われてしまいますよね。一人で抱えきれない悩みで苦しんでいる方が、これ以上不安になることがないように、電話を取り逃がしたくないんです」


「電話対応一つで、事務所の評判が左右されますからね。電話の中には、裁判所から公判期日の指定に関するものや、書類を受け取りにきてくださいという連絡もあります。それは非常に重要で、誰かが電話を受けてくれないと信用を失いかねません。いつかけても電話が通じないとなると、ものすごく迷惑をかけてしまうことになるんです



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特徴3. 忙しい時間帯や休日も365日20時まで標準対応

上の2つの理由だけであれば、事務員に任せておけば大丈夫と思われるかもしれません。しかし、法律事務所には、曜日や時間帯に関係なく突然電話がかかってきます。事務員も休憩をとりますし、夕方になれば帰宅します。


そのような特徴に合わせて、弁護士ドットコムの電話代行サービスでは、日中プランは365日、9時から20時まで対応しています。


急な打ち合わせや弁護士会活動、飲み会などが入りがちな平日夜も安心してお任せください。書類作成も含め、電話を気にせずに集中する時間の確保にもご活用いただけます。年末年始や夏季休暇・GWなどの長期休暇も追加料金なしに通常通り対応しています。



▼ 利用中の先生方の声


「受任につながる電話は土日こそ多いんです。特に、平日に働いている方が土日に電話をかけてくるときは、弁護士に相談しようと覚悟を決めてきますから。土曜日にお電話をいただいて、日曜日にすぐ面談するというケースも多くあります。

お客様にとって『弁護士に相談したい気持ち』は、電話をかけるときが一番熱い状態です。その熱いタイミングを逃さなければ、多くの場合、受任につながると考えています


「不安を抱えている方は、曜日や時間に関係なく、電話をかけてこられます。そんなときに、留守番電話ではなく、人が対応して伝言を受け取ってくれたら、少しでも安心できるのではないでしょうか


「休み明けに事務所へ出勤したときに留守番電話が入っていたりすると、『もう他の事務所に行ってしまっただろうか』『もったいないことをしてしまった』と、不安と後悔でとても暗い気持ちになったものです。電話代行サービスを使い始めたことで、心にも余裕が生まれましたね

 

「外出するとき、夜に退所するとき、わりと頻繁に転送設定をかけています。事務所にいるときは、自分で電話をとることが多いのですが、集中したいときは転送します。朝も遅めのタイプなのですが、電話代行に転送されていれば安心感がありますね。

平日はしっかり働いて、土日祝日はちゃんと休む。そのサイクルを保つためにも、重宝しています


「電話がかかってくるのは、どの曜日が多いとか、どの時間帯が多いとか、法則性はゼロ。不思議とかかってこないときはないし、連続してかかってくることもあります。お盆休み、GWなどの長期休暇のあとが多いということもありません。ずっと網を張っていないとわからないから、ヤマが張れないんですよ」



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事務員を増やすよりも圧倒的にコスパがいい


24時間365日、電話応対してくれる事務員がいるに越したことはありません。しかし、事務員には電話応対以外にもやるべき仕事がありますし、銀行、郵便局、裁判所などへの外出も避けられません。お昼ご飯も食べるし、突然体調崩したり、ご家族の事情で休むこともあります。


すべての電話に応対するには、もう一人事務員が必要だと考える先生は多いのではないでしょうか。



▼ 利用中の先生方の声


「すべての電話を事務員で対応するとなると、もう一人必要になってしまう。そうなると月に20万円以上かかってしまいますから、電話代行サービスの3万円で済むのであれば、とてもお得ですよね


「料金もリーズナブルで、この点も感謝しています。朝早くから夜20時まで、休みの日も受けてもらえる。事務員さんで実現しようとしたら、かなりの人件費ですよ。それを一定の費用でカバーしてもらえるのですから、『この値段でこんなにしてもらっていいんですか』というくらい充実したサービスだと思います」

 

ニーズをくみとった弁護士特化の対応が強み


業界トップクラス95%の応答率」「弁護士法を遵守した対応」 「365日20時まで標準対応という3つの特徴を持つ電話代行サービスは、弁護士と弁護士を取り巻く環境をよく知る弁護士ドットコムならではの、他社には真似できない強みと考えています。

電話応対に関するお悩みを抱えていたり、サービスに興味・関心をお寄せいただきましたら、ぜひお気軽にご連絡ください。ご相談はすべて無料です。



▼ 導入事例インタビュー記事一覧


独立における『三種の神器』としての電話代行サービス

弁護士 加藤 寛久 先生(ハイペリオン法律事務所/東京都新宿区)

事務所人員構成:弁護士1名+事務員1名

 

Web集客は電話代行サービスの“窓口”があってこそ

弁護士 後藤 千絵 先生(フェリーチェ法律事務所/兵庫県西宮市)

事務所人員構成:弁護士1名+事務員1名

 

電話代行による確実な対応で新規相談を逃さない

弁護士 伊倉 吉宜 先生(伊倉総合法律事務所/東京都港区)

事務所人員構成:弁護士5名+事務員2名


電話代行サービスでコストを削減し安定的な集客を実現

弁護士 大室 直也 先生(札幌アカシヤ法律事務所/北海道札幌市)

事務所人員構成:弁護士4名+事務員4名(事務員は各弁護士が個別に雇用)


電話代行サービスは評判を保つ“縁の下の力持ち”

弁護士 堀内 智幸 先生(堀内法律事務所/静岡県掛川市)

事務所人員構成:弁護士1名+事務員1名



(文責 / 弁護士ドットコム・電話代行サービス担当)



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