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インタビュー・レポート

情報をシステムに一元化することで、紙管理よりも「グッと手間が減りました」

業務支援 2021年01月12日



今回は、東京都 清瀬市で地域の方々のためにひろく案件を手がけておられる、小池良先生(東京けやき法律事務所)に、『弁護士ドットコム案件管理システム』を活用した仕事の進め方についてお話を伺いました。


半年程前に「弁護士ドットコム 案件管理システム」(*)をご導入いただき、いまでは事務員への依頼も全てシステムで管理され、「事務員への依頼は丁寧にやってきたつもりですが、一元的に管理できると安心感が違いますね。」と、先生はいいます。弁護士ドットコム案件管理システムを導入する決め手やシステムの活用法、利用するメリットについて、特別にお話しいただきました。(インタビュー日:2021年1月5日)。


*弁護士ドットコム案件管理システムとは?

弁護士特化の案件管理システムです。弁護士の業務特性を踏まえて、“全ての受任案件”の進行状況を可視化し、計画的に進めることができるよう先生方をサポートします。


 
情報をシステムに一元化することで、紙管理よりも「グッと手間が減りました」


ー 『弁護士ドットコム 案件管理システム』の使い心地はいかがですか。

案件管理システムを半年程使っていますが、欲しい情報が簡単に見つかるのがすごくいいですね。


以前は、案件情報を紙でバインダーに入れて管理していました。案件について確認することがあれば、バインダーを広げて欲しい情報を探していましたが、それがとても面倒でした。今は、相手方や裁判所の情報も案件管理システムに登録してるので、検索機能を利用するだけで済みます。特に電話番号は探す頻度も高いので、案件管理システムでさっと情報がでてくるのはストレスがなくて良いですね。グッと手間が減りました。



ー よく使う機能はありますか。


「タグ機能(※)」は特にお気に入りでよく使っています。

例えば、案件を分野名で絞って探したい場合に、紙に付箋を貼るように、システム上で「相続」や「離婚」、「成年後見」などと、案件ごとに分野の目印を付けて探しやすくする機能です。類似している案件名や依頼者名などがあっても、スムーズに知りたい分野に関する情報のみを探し出すことができます。おかげで、進捗確認を効率的に行うことができるようになりました。他にも事務所案件なのか、共同受任なのかなど絞りたい視点・観点で自由にタグを作成して、案件を絞り込みできます。


業務システムバナータグ機能

*画像をクリックすると、「弁護士ドットコム 案件管理システム」のサイトにジャンプします


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多機能で複雑なシステムより、よく使う機能に特化したシンプルさが決めて


ー  他社の案件管理システムも検討されたそうですが、当社の『案件管理システム』を選んだ「決め手」は何ですか。

弁護士業務に必要な機能に特化しており、とてもシンプルな画面と操作性が良いことです。他社のシステムについても話を聞いてみたのですが、多機能すぎて使用方法を覚えるだけで大変だと感じたんです。その点、弁護士ドットコムさんの『案件管理システム』は、単純で分かりやすい。


あと、金額も安いですね(笑)使いこなせないような機能は削られていて、その分とってもリーズナブルで助かってます。



報告を怠りたくない。依頼者にとって弁護士は唯一無二の存在


ー  『弁護士ドットコム 案件管理システム』を導入して良かったことはありますか。

依頼者にこまめに状況を報告するようになり、このことが結果的にクレーム防止にもつながっていると思います。

我々の立場だと依頼者は「one of them(大勢の中のひとり)」、しかし依頼者は人生がかかっている重要な問題に直面していて、私は「唯一無二の存在」なんです。この差は埋めなくてはならないですし、依頼者に「進捗はどうなっていますか?」なんて決して言われてはいけないと思います。そのため、出来るだけこまめに依頼者へ現状を報告したいと思っています。 

『案件管理システム』には案件の対応履歴が残るので、依頼者に「いつ、どう対応したか」という情報を正確に報告できるようになりました。このことは依頼者対応において良い変化になったと思います




ー  それは大きな変化ですね。その他はいかがでしょうか。

予定の対応漏れを防げるようになりました。

『案件管理システム』はスケジュールを登録する際に、「今日みる」というタグを自動で付与してくれます。そのタグで予定を絞り込むことで、まさに「今日」やらなくてはいけない案件だけに絞り込み、対応するのはもちろんのこと、最後の対応から期間が空いてしまった案件のリマインドにも役立っています。 今では、毎朝出勤したら何も考えずに「今日みる」タグをとりあえず押すことが習慣になっています。

その他にも、毎週月曜の朝には【今週の予定一覧】というメールが届き、その週に対応しなければならないタスクを教えてくれます。それもとても役に立っています。週のはじめに1週間で対応すべきタスクをインプットすることで、より「期限を意識した働き方」に変わりました。当然、臨機応変な対応が求められる弁護士業務ですが、「こういった計画を立てて、いつまでに終わらせる」という情報がシステムからリマインドされるのとされないのでは、日々の意思決定に大きな違いが生まれると思います。その結果、案件の進行の生産性は全体的に上がっていくと思っています。

 


事務員のタスクも含めた網羅的な案件の進行管理を実現


ー  事務所運営においても『案件管理システム』を活用いただいているんですよね。

はい、弊所には事務員が1名おりまして、その事務員のタスクを『案件管理システム』に登録して行動管理として活用しています。

事務員に任せている仕事も最終的には弁護士の責任になるので、依頼に対する完了ステータスは『案件管理システム』でしっかり管理しています。これまでも事務員への依頼は丁寧にやってきたつもりですが、一元的に管理できると安心感が違いますね。



ー  今後、『案件管理システム』に期待することあれば教えてください。

もっともっと鬱陶しいくらいにアラートが出るようにしてほしいです(笑)例えば、しばらく更新していない案件情報がポップアップされたり、頻繁にメールで送られてくるとかですね。


私はあまり器用な方ではないので、どうしても頭にある案件を優先しがちです。その日に対応することで頭がいっぱいになって、細かいタスクがこぼれ落ちてしまうことがあるので、システムにはうるさいくらい訴えかけてきてほしいです。

 

 

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説明会では、実際の画面や有効的な活用方法など、先生の気になる点を個別にご案内いたします。説明時は、お電話と合わせて担当者のパソコンから資料や実際の画面を共有いたします。お手元にパソコンをご用意ください(先生に画面やカメラをお繋ぎいただくことはありません)
 

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(文責 / 弁護士ドットコム 案件管理システムサービス担当)


  


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