いつも弁護士ドットコムをご利用いただきありがとうございます。
現在お使いのブラウザ(Internet Explorer)は、サポート対象外です。
ページが表示されないなど不具合が発生する場合は、 Microsoft Edgeで開くまたは推奨環境のブラウザでアクセスしてください。    

依頼者と弁護士をつなぐプラットフォーム - 弁護士ドットコム

インタビュー・レポート

「依頼者に言われる前にやる」顧客対応に大きな変化、“ワンオペ”体制をシステムがサポート

書籍/実務系動画 2020年12月15日



今回は、大阪府 大阪市で医療過誤をメインに手がけておられる平井 健太郎先生(平井満法律事務所)に、弁護士ドットコム案件管理システムを活用した仕事の進め方についてお話を伺いました。


業務のほとんどを“ワンオペ”体制でこなすご多忙な中、弁護士ドットコム案件管理システム(*)をご導入いただきました。「案件管理システムを導入することで、以前よりも丁寧な顧客対応ができるようになっている実感があります。」と、先生はいいます。弁護士ドットコム案件管理システムを導入するきっかけやシステムの活用法、利用するメリットについて、特別にお話しいただきました。(インタビュー日:2020年12月9日)。


*弁護士ドットコム案件管理システムとは?

弁護士特化の案件管理システムです。弁護士の業務特性を踏まえて、“全ての受任案件”の進行状況を可視化し、計画的に進めることができるよう先生方をサポートします。


 
自由度が高く、自分でカスタマイズできるのが魅力


ー  「弁護士ドットコム案件管理システム」導入のきっかけについて教えてください。

以前は、案件の進捗を Excel で管理していたのですが、一からフォーマットを作るのが大変でしたし、そのままでは見辛い
を見やすい形に整えるなどが煩雑で、長く続きませんでした。やはりきちんとしたシステムを導入した方がいいのかなと考えました。



ー  「弁護士ドットコム案件管理システム」に決めた理由をお聞かせください。


「弁護士ドットコム
案件管理システム」は、案件やタスク別に進捗状況を確認することができるので、「漏れなく計画的に」仕事を進めることができると感じて導入を決めました。


実際に、とてもシンプルな作りになっており、ある程度の枠組みはあるものの、自由度が高く、自分でカスタマイズして入力できるので使いやすく、これなら長続きするのではと考えています。



「弁護士ドットコム案件管理システム」の無料資料を取り寄せる

 

 

期限を意識したタスク管理、余裕をもった計画的な対応を実現


ー  システムを導入していかがですか。

細かいタスクや期限のないタスクに関しても事前に目安の期限を設定しておくようになりました。そうすることで、今やるべきことが『見える化』して、タスクの優先順位を適切に判断できるようになったと感じています。

私は訴訟案件が少ないので、どうしても自分で期限を意識しないとズルズルと伸びてしまいがちなんです。システム導入前は、直近1週間のスケジュール確認がメインになってしまい、期限がせまって慌ててタスクに取り掛かる、なんていうこともあって大変でした。

また、その日のモードにより、期限を意識せずに来週こなせばいいタスクを先に行い、今週やらなくてはいけないタスクを逆に後回しにしたりと、優先順位の判断を間違えてしまうこともしばしばありました。

今では、2、3週間後という少し先のスケジュールに対しても計画的に余裕をもって取り組めるようになりましたね。私は、基本的に一人で案件をこなすことが多いのですが、「弁護士ドットコム案件管理システム」は、登録しているタスクの期限が過ぎると赤字になって教えてくれるので、システムがお尻をたたいてくれる存在です(笑)



頭がすっきりして、目の前の業務だけに集中できるように


ー システムをどのように日々の業務に活用されていますか。

朝は、メールをチェックし、「弁護士ドットコム案件管理システム」を開くことから始まります。執務中は、システムを常に立ち上げておき、案件に関わる全てのことを登録するようにしています。具体的には、業務をこなす中で気づいた先々に発生するであろう細かな作業や、電話でのやり取りの中で書き留めておきたいなと思う用件なども、その場でシステムに登録するようにしています。


紙に書き残すことをやめて、すぐにシステムに登録する習慣が身についたことで、ファイルや付箋のどこかに書き残しておいたメモを確認する手間が省けるようになりました。小さなことですが、それだけでかなり業務時間が削減されたと感じています。加えて、システムに情報を登録するたびに頭がすっきりします。


また、案件の全体的な進捗確認から、細かい日別・週別のタスクまでシステムで管理しているのですが、それぞれの案件について、細かく段取りや作業を記憶しておく必要がなくなりました。おかげで目の前の業務だけに集中できるのが嬉しいですね。

 


「弁護士ドットコム案件管理システム」の無料資料を取り寄せる

 

 

「依頼者に言われる前にやる」顧客対応に大きな変化


イメージ

 


ー  システムを導入されて、大きく変わったことはありますか。

以前よりも丁寧な顧客対応ができるようになったという実感があります。

「依頼者から言われる前にやる」ことが重要だと思ってはいたものの、なかなか行動できていなかったのですが、事前にシステムに電話報告や面談の予定を入力しておくことで、依頼者への連絡を忘れることなく、定期的に行うことができるようになりました。

医療過誤の案件を扱っていると、調査に数ヶ月かかってしまうこともあります。依頼者にとってその数ヶ月間は、非常に長く感じるでしょうし、報告が途切れてしまうと不安を感じてしまうとも思います。

今では隙間時間を見つけて、依頼者にこまめに報告できるようになりました。それは大きな変化だと感じています。



ー  システムを活用する中で、工夫されていることはありますか。

案件ごとのメモ欄に、依頼者情報のほか、裁判所や書記官の名前、連絡先、事件番号などを入力しています。そうすることで、外出先で突発的に電話連絡する必要が出てきた時も、必要な情報がシステムに一元化されているので、わざわざ事務所に戻らなくても済み、時間のロスがなくなりました。

システムを導入したおかげで、無駄な時間が削減でき、理想の働く環境作りに前進しているという実感があります。



ー  平井先生の今後の展望をお聞かせください。

今はまだ、ほとんど事務所で仕事をしていますが、なるべく早急に『クラウド化』して、自宅や外出先でも変わらずに仕事ができる環境を作りたいと準備しています。


世の中がどのように変わっていくのかが見えない状況ではありますが、どのような状況下でも、継続して仕事ができるように備えていきたいですね。

 

 

 「弁護士ドットコム 案件管理システム」の詳細を確認する

 

 

オンライン説明会実施中!
弁護士ドットコム案件管理システムでは、オンライン会議にてシステムの機能やサービスなどについての説明会を実施しています
 
説明会では、実際の画面や有効的な活用方法など、先生の気になる点を個別にご案内いたします。説明時は、お電話と合わせて担当者のパソコンから資料や実際の画面を共有いたします。お手元にパソコンをご用意ください(先生に画面やカメラをお繋ぎいただくことはありません)
 

先生が実現したい働き方に、弁護士ドットコム案件管理システムがマッチするかどうか知りたい!という場合も、ぜひ一度ご相談ください。ご相談は無料です。


 

■ 弁護士ドットコム 案件管理システムの関連記事一覧


「弁護士ドットコム 案件管理システム」、新機能“CSV出力“がリリースされました!

 

弁護士の業務支援サービス導入の実態と課題【アンケート結果公開】



(文責 / 弁護士ドットコム 案件管理システムサービス担当)


  


案件管理システムバナー





新着記事

もっと見る
会員弁護士数
20,354
法律相談・問合せ数(累計)
4,250,239