【人事労務担当者向け】フレックスタイム制で働いている従業員から残業代を請求された場合に確認することと残業代の計算方法

従業員から未払い残業代の支払いを請求されとき、「支払う必要があるのか」「いくら支払う必要があるのか」を判断する上で、勤務形態や勤務時間を正確に把握して判断する必要があります。

  • 残業代を請求された場合に確認するポイント
  • フレックスタイム制とはどのような働き方か
  • 残業代の計算方法

この記事では、フレックスタイム制で働いている従業員から残業代を請求された場合に確認するポイントなどについて詳しく紹介します。

目次

  1. 残業代を請求された場合に確認するポイント
    1. 従業員が主張する労働時間に誤りがないか・勤務の実態はあったか
    2. 残業代を請求できる権利が時効で消滅していないか
  2. フレックスタイム制とは?
  3. 労働時間を把握する方法
  4. 残業代の計算方法
    1. 残業代の計算式
    2. 残業代の計算例
    3. 清算期間の設定が1か月を超える場合
    4. 割増賃金は深夜労働や休日労働などでさらに加算される
    5. 「法定休日」とは
    6. 「振替休日」とは
    7. 「代休」とは
    8. 割増賃金の計算方法
    9. 残業時間が1か月に60時間を超えている場合
  5. 基礎時給の計算方法
    1. 月給から除外される賃金がある
    2. 最低賃金を下回っていないかも確認する
    3. 1か月の平均所定労働時間の出し方
  6. 遅延損害金や付加金を請求される場合がある
    1. 遅延損害金
    2. 付加金
  7. 従業員との交渉は弁護士に依頼する

残業代を請求された場合に確認するポイント

従業員から未払いの残業代を請求されたら、まず、以下のようなポイントを確認しましょう。

  • 従業員が主張する労働時間に誤りがないか
  • 残業代を請求できる権利が時効で消滅していないか

これらのポイントを確認したうえで、残業代を支払う必要があると判断した場合に、残業代を計算することになります。 残業代を計算するには、その従業員が実際に「どのくらい残業しているのか(残業時間)」を把握する必要があります。 残業時間を把握するためにも、まずは、「フレックスタイム制」について、正しく理解しておきましょう。

従業員が主張する労働時間に誤りがないか・勤務の実態はあったか

まずは、従業員が主張する残業時間が、実際に発生しているのか、タイムカードなどをもとに確認しましょう。 そのうえで、勤務の実態がきちんとあったのかどうかを確認しましょう。 たとえば、単に残業代を得るために会社に居残っていただけような場合は、業務していたとは認められず、その時間の残業代は発生しない可能性があります。 裁判例では、タイムカードの打刻していた時間であっても、自分が経営にかかわっていた会社の準備に多くの時間をあてていたようなケースで、残業代は発生しないと判断されました。

残業代を請求できる権利が時効で消滅していないか

残業代を請求できる権利は、未払いの残業代が発生した時点から2年間が過ぎると、時効により消滅します。 具体的には、残業代を支払うべき給料日の翌日をスタート地点として、カウントを開始します。 2年前以上にさかのぼって残業代を請求していないかどうかを確認しましょう。

従業員が「内容証明郵便」を利用したり、審判や裁判を起こしたりして、残業代を請求すると、時効の期間は中断されます。時効が中断されると、未払いの残業代が発生してから2年間が過ぎていても、従業員が残業代を請求できる場合があります。

法改正により、2020年4月1日以降に発生した未払い残業代を請求する権利は、時効の期間が3年間に延長される予定です(将来的には5年間になる予定です)。

フレックスタイム制とは?

本来、従業員の始業時刻と終業時刻は、「9時から17時」といったように、固定されていることが通常です。 これに対して、「フレックスタイム制」は、始業時間・終業時刻を、従業員が自分で決めることができる制度です。 従業員にとっては、通勤ラッシュを避けて余裕をもって通勤できたり、通院や子の世話をしてから出社できたりするなど、私生活と仕事との調和を図るメリットがあると考えられています。 フレックスタイム制を導入している会社は、「従業員が選択して労働することができる時間帯(フレキシブルタイム)」を定めることができます。 これに加えて、「労働しなければならない時間帯(コアタイム)」を定めることもできます。 たとえば、次のようなケースです。 フレックスタイム制の例 この場合、従業員は、「コアタイム」である11時から16時までは、休憩時間を除き必ず労働する必要があります。 その代わり7時から11時、16時から22時の間で、出社・退社の時間を調整できます。 このとき考えられる勤務時間は、たとえば次のようになります。

  • 7時〜16時(労働時間8時間/休憩時間1時間)
  • 11時〜20時(労働時間8時間/休憩時間1時間)

労働時間を把握する方法

フレックスタイム制では、「ある日は5時間だけ働いて退社したが、別の日は10時間働いた」というように、日によって労働時間に差がでてきます。 そのため、会社は、週や月など、あらかじめ定めた一定の期間で、従業員が働くべき時間を設定します。 一定の期間のことを「清算期間」といい、清算期間中に働くべき時間を「所定労働時間」といいます。 清算期間は、最長で3か月を一つの単位として設定することができます。

清算期間について、これまでは1か月を一つの単位として設定していましたが、2019年4月1日から、最長で3か月を一つの単位として設定できるようになりました。

1か月を超える清算期間を導入する場合は、就業規則などに規定したり、労使協定を締結したりするだけでなく、労働基準監督署に労使協定を届け出る必要があります。これらを怠った場合は罰則を科せられる可能性があります。

所定労働時間は、「週40時間以内」という法律で定められた労働時間(法定労働時間)の上限におさまるように設定する必要があります。 3か月までの法定労働時間の上限は以下のようになります。

  • 1か月を清算期間にした場合

    1か月の日数 法定労働時間の上限
    31日 177.1時間
    30日 171.4時間
    29日 165.7時間
    28日 160時間

  • 2か月を清算期間にした場合

    1か月の日数 法定労働時間の上限
    62日 354.2時間
    61日 348.5時間
    60日 342.8時間
    59日 337.1時間

  • 3か月を清算期間にした場合

    1か月の日数 法定労働時間の上限
    92日 525.7時間
    91日 520時間
    90日 514.2時間
    89日 508.5時間

商業、映画・演劇業、保健衛生業、接客娯楽業など特定の事業で、従業員数が10人未満の事業所の場合は、法定労働時間の上限は44時間となっています。

残業代の計算方法

まず、「残業代」とひとくちに言っても、その内訳は、残業代と割増賃金という2種類に分けることができます。 残業代は、原則として1分でもしたら発生します。月給を時間単位に換算しなおして計算します。 割増賃金は、月給を時給に換算した賃金に、最低でも25%を上乗せした賃金です。 たとえば、時給換算が1000円の場合、時間外労働にあたる時間の時給は1250円(残業代1000円+割増賃金250円)です。 通常の、始業時間と就業時間が決まっている働き方だと、原則として、1日8時間・週40時間(法定労働時間)を超える労働をした場合には、残業代が発生します。 たとえば、一週間の労働時間は、40時間以内におさまっていても、ある日の労働時間が10時間だったとしたら、2時間分の残業代と割増賃金が発生します。 一方、フレックスタイム制では、清算期間中に実際に働いた時間が、所定労働時間や法定労働時間の上限を超えた場合に残業代や割増賃金が発生します。 たとえば、「1日12時間働いた」という日があったとしても、清算期間中に実際に働いた時間が、所定労働時間や、法定労働時間の上限におさまっていれば、残業代・割増賃金は発生しません(深夜・休日の割増賃金は除きます)。

時給に上乗せする割合は、従業員が深夜(22時〜5時)に働いた場合や、休日に働いた場合などに、さらに上乗せされます。

残業代の計算式

残業代の計算式は次のとおりです。

残業代= 残業時間 × 基礎時給 × 割増賃金率
原則として、
1分単位で計算
月給ー除外賃金
ーーーーーーーーーー
1か月の平均所定労働時間
1.25
(〜1.75)

残業代の計算例

たとえば、以下のようなケースで考えてみましょう。

  • 基礎時給は1000円
  • 清算期間は1か月(31日・法定労働時間の上限は177.1時間)
  • 会社が定めた清算期間中に労働すべき時間(所定労働時間)は160時間
  • 清算期間中の実際の労働時間は180時間
  • 割増賃金の割合は25%

このケースの残業時間は、実際の労働時間(180時間)から所定労働時間(160時間)を引いた20時間となります。 残業代と割増賃金は、残業時間を以下の2つの時間に分けて計算します。

  1. 所定労働時間(160時間)を超えて、法定労働時間の上限(177.1時間)におさまる範囲の時間(17.1時間)
  2. 法定労働時間の上限を超える時間(2.9時間)

このうち、17.1時間の残業は法定労働時間の上限を超えていないため、割増賃金が発生しません。つまり、1時間あたりの残業代は1000円です。 一方、2.9時間は、法定労働時間の上限を超えているため、割増賃金が発生します。 割増賃金の割合は25%なので、1時間あたりの残業代・割増賃金は1250円(1000 × 1.25)です。 図にすると次のようになります。 残業代・割増賃金が発生するケース

清算期間の設定が1か月を超える場合

清算期間中に実際に働いた時間が、所定労働時間や法定労働時間の上限を超えていなくても、清算期間を、1か月を超える長さで設定している場合は、残業代・割増賃金が発生する可能性があります。 具体的には、清算期間中に、1か月間の労働時間が「週平均で50時間」を超えた月がある場合です。 「週平均で50時間」を超えた場合は、清算期間の途中でも、その月の給与に、残業代や割増賃金が発生します。 「週平均で50時間」になる1か月の労働時間は、以下の表のようになっています。

1か月の日数 週平均で50時間となる1か月の労働時間
31日 221.4時間
30日 214.2時間
29日 207.1時間
28日 200時間

たとえば、清算期間を3か月(4月〜6月)で、実際に働いた時間が法定労働時間の上限(90日:514.2時間)を下回っていても、5月の労働時間が230時間だった場合、8.6時間分(230時間 - 221.4時間)の残業代・割増賃金が発生するのです。

割増賃金は深夜労働や休日労働などでさらに加算される

深夜労働や休日労働の条件にあてはまる場合は、割増賃金率はさらにあがります。 たとえば、従業員が深夜(22時〜5時)に時間外労働をおこなった場合、割増賃金率は50%(25%+25%)以上になります。 労働基準法に基づくと、最大で75%以上まで上がります。 ただし、会社によっては、割増賃金率などが労働基準法より有利に定められているケースもあります。まずは、就業規則・賃金規定を確認しましょう。

割増賃金の種類 割増賃金率 条件
(法定)時間外労働 +25%〜 法定労働時間を超えて働いた場合
深夜労働 +25%〜 22時〜5時に働いた場合
(法定)休日労動 +35%〜 *法定休日に働いた場合
月60時間を超える時間外労働 +50%~ 月60時間を超える時間外労働をした場合
(※一部の中小企業は対象外)

時間外労働と法定休日の割増賃金率は重複しません。たとえば、法定休日に法定労働時間を超える9時間の労働をしたとしても、賃金は35%以上の割増です。

「法定休日」とは

労働基準法では、会社は、最低でも1週間に1回、または、4週間に4回以上の休みを従業員に与えるよう定めています。 多くの会社で週休2日制が取り入れられていますが、法律で定めれられた休日は週1日であり、残り1日は会社が定めた所定休日です。 従業員が法定休日に労働した場合は、35%以上の割増賃金が発生します。 法定休日の曜日は就業規則や雇用契約書を確認しましょう。 記載がない場合は、土日休みの会社であれば、日曜日を法定休日としていることが多いです。 なお、休日出勤をした場合でも、その後に取得した休暇が「振替休日」か「代休」かによって、割増賃金が発生するかどうかが異なります。

「振替休日」とは

「振替休日」とは、あらかじめ休日と定められていた日を労働日として、その代わりに他の労働日を前もって休日にしておくことをいいます。 つまり、前もって「休日」と「労働日」を入れ替えておくことが「振替休日」です。 振替休日 従業員が「振替休日」を取得した場合は、たとえば、法定休日の日曜日に出勤していたとしても、その日は「労働日」として扱われているため、休日出勤にはあたりません。 つまり、割増賃金が発生しないことになります。

  • 日曜日:通常の労働日と同じ扱いです。休日労働にはあたらないため、休日労働としての割増賃金は発生しません。
  • 水曜日:通常の休日と同じ扱いです。

「代休」とは

「代休」は、従業員が、突発的に業務にあたる必要が生じたため、あらかじめ休日の振替先が指定されないで休日に働いたような場合に、その代わりに後で特定の労働日を休みにすることです。 代休 従業員が「代休」を取得した場合は、あらかじめ休日と労働日を入れ替えていないので、法定休日の場合は35%の割増賃金が発生します。

  • 日曜日:休日労働にあたるため、35%以上の割増賃金が必要です。
  • 水曜日:代休は無給扱いになるため、この日は給与が発生しません。

なお、法定休日以外の休日に働いた場合でも、法定労働時間を超えた時間外労働であれば、25%の割増賃金が発生します。

割増賃金の計算方法

ここまで割増賃金の仕組みを紹介してきましたが、実際にはどのように計算すればいいのか、主な残業のパターンを例に具体的に確認していきましょう。 残業の割増賃金パターン

残業のパターン 係数 (例)時給1500円の場合
法定時間外労働にあたらない残業 ×1 1500円
かつ深夜労働にあたる残業 ×1.25〜 1875円
法定時間外労働にあたる残業 ×1.25〜 1875円
かつ深夜労働にあたる残業 ×1.5〜 2250円
法定休日労働にあたる残業 ×1.35〜 2025円
かつ深夜労働にあたる残業 ×1.6〜 2400円

残業時間が1か月に60時間を超えている場合

法定時間外労働が1か月に60時間を超えると、割増賃金率は50%以上になります。 ただし、法律の経過措置として、次の表の業種で、①②のどちらかの条件をみたす中小企業は、現状このルールが適用されていません。 適用されるのは2023年4月1日からの予定です。

業種 ①資本金(または出資)の額 ②従業員の数
小売業 5000万円以下 50人以下
サービス業 5000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他 1億円以下 300人以下

次は、この「60時間ルール」が実際にはどのように適用されるのか確認しましょう。 月の残業が60時間を超えている場合の残業の割増賃金パターン

残業のパターン 係数 (例)時給1500円の場合
時間外労働にあたる残業 ×1.5 2250円
かつ深夜労働にあたる残業 ×1.75 2625円

⑦の時間外労働にあたる残業が4時間で、⑧の深夜労働にあたる残業が1時間です。 曜日ごとに残業代を計算すると、次のようになります。

  • 2250円 × 4時間 + 2625円 × 1時間 = 1万1625円

基礎時給の計算方法

残業代・割増賃金は時間・分で計算するので、「月給制の場合はどう計算すればいいの?」という疑問もあるでしょう。 月給制の場合は、まず、「基礎時給」を算出する必要があります。 計算式は次のようになります。

残業代= 残業時間 × 基礎時給 × 労基法上の最低の
最低割増賃金率
原則として
1分単位で計算
月給ー除外賃金
ーーーーーーーーーー
1か月の平均所定労働時間
1.25
(〜1.75)

月給から除外される賃金がある

ひとくちに「月給」といっても、「家族手当」「通勤手当」など、会社は給与の他にもさまざまな名目で手当や賃金を支給しています。 基礎時給を計算するうえで、これらの手当や賃金の中には、月給から差し引いて計算するものがあります。 ただし、除外される手当にあたるかどうかは、実質的に判断する必要があると考えられています。 名目上、「家族手当」「通勤手当」などと支給している場合であっても、こうした手当に当たらないケースがあるということです。 たとえば、「家族手当」という名目で支給している手当でも、家族構成や員数に関係なく一律に支給されているといった事情があれば、実質的には「家族手当にはあたらない=除外されない」ということになります。 次の表は、除外されないケースの一例です(②)。

①除外される手当・賃金 ②除外されないケース
家族手当(扶養手当など) ・独身者にも支給している
・家族の人数に関係なく一律で支給している
通勤手当 通勤の距離や交通手段に関係なく、一定額を一律に支給している
別居手当(単身赴任手当など) 別居の有無にかかわらず、一律に支給している
子女教育手当 家族構成などの個別事情によらずに、一律に支給している
住宅手当 持ち家か賃貸かの違い、住宅ローン、家賃の額といった個別的事情を反映していない
臨時に支払った賃金 ・次の条件に該当しない賃金
(1)臨時的、突発的事由に基づいて支払った
(2)結婚手当など、支給条件はあらかじめ確定されているが、支給する条件が発生が不確定で、かつ、とてもまれに発生するもの
1か月を超える期間ごとに支払っている賃金(ボーナス・賞与など) 年俸制の場合などで最初から賞与額が決まっている場合

最低賃金を下回っていないかも確認する

基礎時給を計算するとき、基礎時給が「最低賃金」を下回っていないかどうかも確認するとよいでしょう。 基礎時給が最低賃金を下回っていた場合、最低賃金法で定められた最低賃金との差額を支払う必要があるだけでなく、罰金も支払わなければならない可能性もあります。 詳しくは、厚生労働省の特設サイトで確認できます。

1か月の平均所定労働時間の出し方

1年間の所定労働時間を計算し、12(か月)で割ってください。うるう年の場合は「366」日で計算します。

  • (365日ー1年間の所定休日数)×1日の所定労働時間 ÷ 12

遅延損害金や付加金を請求される場合がある

未払い残業代を請求された場合、残業代に加え「遅延損害金」や「付加金」も請求される可能性があります。

遅延損害金

「遅延損害金」は、残業代の支払いが遅れたことに対する賠償金です。残業代を支払うべき日の翌日から発生します。 在職中の従業員から請求された場合、一般の企業であれば、年利6%で計算することになります。医療法人や学校法人、財団法人など、営利法人以外の場合の年利は5%です。 以下のようなケースを例に、遅延損害金を計算してみます。

  • 未払いの残業代は10万円
  • 未払いの期間は3か月(91日間)
  • 年利は6%

10万円 × 0.06 ÷ 365 × 91 = 1495円

法改正により、2020年4月から年利が3%に引き下げられ、3年ごとに利率が見直されます。

すでに従業員が退職している場合は、年利が14.6%になります。

付加金

残業代請求が、裁判にまで発展して、裁判所から未払い残業代の支払いを命じられた場合、残業代と一緒に「付加金」というお金を支払うよう命じられる場合があります。 付加金の額は裁判所が判断しますが、最大で残業代と同額になる可能性もあります。 交渉段階で、付加金を支払うことになるケースはまれです。

従業員との交渉は弁護士に依頼する

そもそも未払いの残業代が発生していないと考えていたり、金額が高すぎると考えたりしている場合は、支払いの有無や金額をめぐって従業員と交渉することになります。 従業員が弁護士に交渉を依頼している場合は、従業員側の弁護士と交渉することになります。 弁護士との交渉には専門的な知識が求められます。 労働法などの知識に不安があり、会社にが相談できる顧問弁護士などもいないような場合は、交渉を代わりに行ってくれる弁護士を探し、依頼することをおすすめします。

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